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簡報是一種引導決策的藝術，
如何傳達主張，直擊老闆和客戶內心？
怎樣細膩呈現質感，不落俗套？
本書全圖解實作，讓你掌握5重點、6步驟
提案不需多費唇舌就通過！




?擔心遺漏重點，總是將投影片頁面塞滿滿？
?煩惱呈現方式一成不變，特別使用動畫設計？

其實，簡報的目的是「讓提案通過」，所以最重要的是打入主管、老闆及客戶心坎，成為他們眼中的最佳選擇。

簡報諮詢顧問天野暢子，深知「提案者」與「決策者」雙方的心理，指導過的簡報往往不用口頭說明，就能讓提案通過。她指出，大多數人以為資料只是簡報的一部分，但事實上資料便代表整個簡報，如果懂得抓住訣竅，即使只用一張A4紙，又不善於言詞，決策者照樣會買單。

◎掌握5項重點，讓決策者爽快說YES

什麼樣的簡報能引導提案快速通過？製作資料時，必須思考決策者的立場，掌握5項重點。
?目標（Goal）：對「什麼事」造成「怎樣的影響」？
?親切（Hospitality）：怎麼做最能貼近對方需求？
?原創（Originality）：是否展現獨特性？
?實用（Usability）：是否化繁為簡，讓對方「只需要做決定」？
?簡化（Simple）：不依賴口述，誘導對方用直覺判斷就同意。

◎遵守6個步驟，輕鬆製作魅力簡報

「今天，蘋果讓世人對手機從此改觀。」賈伯斯一句話，撼動全場聽眾。製作簡報資料，想要這樣有力道，必須內容重邏輯，編排具巧思，貼近決策者的需求，共有6個步驟。

?第1步：善用6W2H，篩選你蒐集的資料
一開始不要先瞎忙找資料，得依循6W2H原則規畫格式：做什麼、對象是誰、花費多少、怎麼做等。而且在整個過程中，得不斷確認是否符合原則，才不會混亂失焦。

?第2步：分類、留白的版面設計，展現獨特性
資料要切合決策者的物質利益與情感利益，但一口氣全部攤開，只會讓人眼花撩亂，得學習超市DM加以分門分類，然後規畫出簡報草稿，並處理細節。
小祕訣1：數據與官方資料最具有說服力。
小祕訣2：留白最能凸顯重點，但如何安排位置與比例？

?第3步：文案力，決定報告是否夠犀利
一般文章的結構是起承轉合，但商用簡報一開始就得破題，提出對方感興趣的結論，並用標題帶出重點。最簡明易懂的句型是「什麼事+怎麼樣」。
小祕訣1：如何下標？怎麼控制字數？看看Yahoo新聞就知道。
小祕訣2：條列式敘述最有助於迅速理解，還有層級規則、段落區隔等5種手法。

?第4步：用圖像效果，創造3種優勢
大量文字容易讓人疲乏，用圖片、表格、照片傳達訊息，不僅能讓人對提案產生共同解讀、強化記憶，還能迅速引導決策。原則是一頁傳達一個主題。
小祕訣1：圓餅圖呈現比例、曲線圖表現變化，長條圖顯示……。
小祕訣2：比較2種以上的訊息時，要製作「複合式表格」。

?第5步：魔鬼就藏在編輯的細節裡
從顏色、字體、字級的變化，到頁首與頁尾的空間運用，留意這些細節，就可以確立簡報風格，方便閱讀者找到關鍵訊息。
小祕訣1：不同目的選用不同顏色，更容易脫穎而出。
小祕訣2：變化字級與字體來強調重點，但最好控制在3種以內。

?第6步：避免功虧一籄，不可忽視最後確認
無法成交、產生誤會……通常是因為我們沒做最後檢查。因此，不想栽在最後一哩路，你得注意五個常見失誤。
小祕訣1：檢閱錯漏字和資訊來源，確保內容值得信賴。
小祕訣2：做好列印與裝訂，以顯示製作者的常識與用心。

◎專家級技巧和實戰案例分析
另外，本書更提供9個專家級技巧，不管是做投影片還是書面資料，都能事半功倍。而且，搭配9個實作案例，從預算報告、內外部提案到媒體新聞稿等，馬上能派上用場。

譯者介紹

林佑純

淡江大學應用日語系畢業，曾在日商企業擔任祕書，現為專職譯者。熱愛旅遊及接觸世界各地文化，相信任何類型作品皆有迷人之處。翻譯作品類型有奇幻、文藝、心理、財經、休閒等，期許自己成為廣度、深度皆具的日文譯者。

譯作有《交辦的技術》、《向上管理的技術》、《爸媽不該對孩子說的55句話》、《回話的藝術2》、《如何從聊天中得利》、《經營之聖的絕學》等（以上皆為大樂文化出版）。

前 言簡報是一種引導決策者下決定的藝術！

STEP 1善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料
要做什麼──確認決策者到底要聽哪些資訊
由誰執行──展現個人風格，也考慮使用者立場
到何時為止──訂定截止期限，以小時為單位
地點在哪裡──場合不同，資料類型隨著改變
為什麼這樣做──不要忘了你背後要達到的目標
目標對象是誰──了解決策者的背景資訊，以免自吹自擂
如何執行──不論紙本或電子檔，都用PDF儲存
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵

STEP 2吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性
大量採用數據與官方資料，讓論述更有力
如何用「物質利益＋情感利益」，讓對方心動？
切記！「3」是最容易記住的魔法數字
模仿超市DM來分類資料，讓複雜報告變簡單
套格式的排版樣式，還不如獨創自己風格
文字直排橫排有學問！但最重要是考量閱讀是否方便
簡報10頁以下最理想，最好能讓對方數秒就掌握內容
30％留白最能凸顯重點，因為顏色花讓聽者心情躁
先擬訂設計圖再處理細節，以免重複做白工

STEP 3文案力，決定你的報告是否夠犀利
一開始就破題，是為了……
用利益點與數據下標題，有3種手法
標題的字數該是多少？學學Yahoo新聞
內文文案的基本句型：什麼事＋怎麼樣
「條列式敘述」清楚有力，但得遵守5個規則
讓數據發揮500％的效果，該怎麼做？

STEP 4巧妙使用圖表，打造120分的視覺效果
多用圖像取代文字，刺激眼球好記憶
切記一頁一圖表，因為太多反而模糊焦點
眼睛適合看Z字型排版方式，重點要放在頁面左上角
用表格框線的技巧，讓最重要的數字跳出來
圓餅圖、長條圖……，其實有不同的用途
加入圖片與照片，能觸發對方的感動與想像

STEP 5魔鬼藏在你不知道的編輯細節裡
用對方公司喜歡的顏色，但最好控制在3種以內
慎選字型變化，以免報告顯得輕佻
調整字體大小，製造層次來強調想表現的重點
活用頁首頁尾空間，讓閱讀順暢無阻
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推薦人

TED×Taipei 創辦人&立法委員 許毓仁
簡報教練、職場專欄作家 謝文憲

STEP 1善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料


花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵


How much預估花費金額？




◎影響決策的3個關鍵費用


左右決策的重要因素之一是「成本考量」。無論再怎麼出色的企劃點子，若少了「費用」這項關鍵要素，便無法做出判斷。


費用又分為三種：①對方支付的費用、②免費、③對方獲得的費用，這些費用又稱為成本，是影響最終決策的重要關鍵。


①是對方必須負擔的費用，也就是需支付的成本。如果能以「定價是十萬日圓，不過我們願意提供七萬日圓的價格」這類說法進行溝通，提供適當優惠的資訊，比較能打動對方的心。


②是沒有牽涉到金額成本的「免費提案」，像是「縮短時間」、「減少需要的人力」等看不到金額的實際條件。只要能讓對方感覺獲得優惠，也可以作為一種成本。請別忘了在資料上特別註明「免費」、「零花費」等強調的字眼。




◎特別強調對方可獲利的金額


③是對方可獲取的費用。其中，「辦妥相關手續，最高可獲得十萬日圓的優惠」、「在幾號之前，可以獲得三萬日圓的現金回饋」等，也屬於這類費用，適合特別提出介紹和強調。


在引導決策的過程中，成本是大幅影響決策的重要關鍵。內容沒有必要像報價單一樣詳細，只要列出個大概，讓對方得知相關資訊即可。


STEP 2吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性


切記！「3」是最容易記住的魔術數字


Simple簡化→想表達的項目有幾項？/What 目標是什麼？




◎項目標籤過多，反而更顯雜亂


如果想讓決策者知道許多訊息，但製作資料時卻不得要領，可能會因為內容過於龐大，反倒讓對方無法掌握重點。因此，愈是必須傳達的重要訊息（What），就愈應該在嚴選後簡化（Simple），再整理成重點。具體來說，嚴選資訊的最佳方法，就是整理成三大重點。


要記憶外來資訊，整理三項重點是最有效率的方式。我曾細讀不少簡報製作的教學書籍，無論哪一位作者，都強調「三項重點是傳達資訊的基本原則」。


會把「3」稱作魔法數字的原因，在於它是一個能夠自立的數字。請試著回想相機的三腳架。椅子的四隻腳雖然可靠，但在山上、溪邊等斜面處，還是以三腳較為穩定。3是一個「最小的穩定數字」。


回顧我們熟知的數字表示法，許多理論或口號都是以「三種」作為表達重點。就連奧運與各種競賽項目，大眾傳播媒體也以獲得「金銀銅」牌的三位作為報導焦點。




◎資料再多，也要盡量歸納成3項


有一次參加某研討會時，聽到講師說：「這部分一共有17項重點……」在聽到的瞬間，我不由得心想：「怎麼可能全部記得起來？還是算了吧。」不知道你聽到後，是否也浮現同樣想法？人類面對四個以上的數字就會覺得複雜，難以在短時間內記下來。


如何將大量的資料彙整成三項重點？其實方法很簡單，只有三個步驟：①將性質相近的情資料，劃分成三種類別；②思考各項類別的特徵；③為三個類別各自命名。


以大企業的員工為例，就區分為許多職務，例如：研究員、系統工程師、業務、總務、會計和行銷人員等。將這些職務劃分成三種類別，就是開發部門、業務部門和管理部門。其中詳細的職務差異，必要時再進行說明即可。


無論是什麼樣的資料，就算原本內容只有兩項重點，也應該再多找出一項，盡量規劃成三項重點來進行說明。




◎3個字的組合，可提升認知度...